Politica de confidențialitate

1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate în legătură cu utilizarea site-ului www.scpmanciu.ro, denumit în continuare „Site-ul”, este avocat Manciu Cătălin Adrian, înscris în Baroul București, care își exercită profesia în cadrul Cabinetului Individual de Avocat Manciu Cătălin Adrian, cu sediul profesional în București, Str. Octav Cocărăscu nr. 14, sector 1, având codul de identificare fiscală RO23560945, denumit în continuare „Operatorul”.

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, puteți utiliza următoarele date de contact:

• E-mail: office@scpmanciu.ro;
• Telefon: 0792 626 248;
• Adresă de corespondență: București, Str. Dr. Iacob Felix nr. 59, etaj 2, sector 1, cod poștal 011033.

2. Domeniul de aplicare

Prezenta politică descrie prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu accesarea Site-ului, utilizarea formularului de contact și gestionarea corespondenței preliminare rezultate din solicitările primite.

Prelucrarea datelor în cadrul serviciilor de asistență și reprezentare juridică poate implica scopuri, categorii de date, destinatari și perioade de păstrare suplimentare. Informațiile corespunzătoare sunt furnizate în contextul preluărilor respective, în condițiile legii și cu respectarea secretului profesional.

Datele sunt prelucrate cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, denumit în continuare „RGPD”, precum și a celorlalte dispoziții legale aplicabile.

3. Datele prelucrate și sursele acestora

3.1. Formularul de contact și corespondența

Prin formularul de contact sunt solicitate:

• numele, adresa de e-mail și conținutul mesajului — câmpuri obligatorii;
• numărul de telefon și domeniul de interes — câmpuri opționale.

Este prelucrată și informația privind limba în care a fost completat formularul, pentru gestionarea solicitării și formularea răspunsului.

Furnizarea datelor nu reprezintă o obligație legală. Completarea câmpurilor obligatorii este necesară pentru transmiterea formularului și gestionarea solicitării prin această funcționalitate. Necompletarea câmpurilor opționale nu împiedică transmiterea mesajului.

Datele sunt obținute direct de la dumneavoastră. Conținutul mesajului și corespondența ulterioară pot include și alte informații pe care alegeți să le comunicați, inclusiv date referitoare la persoanele implicate în situația descrisă.

Vă rugăm să transmiteți numai informațiile necesare pentru contactul inițial și pentru înțelegerea obiectului general al solicitării.

3.2. Date tehnice

Accesarea Site-ului presupune prelucrarea adresei IP și a informațiilor tehnice necesare transmiterii paginilor și gestionării conexiunii. În cadrul infrastructurii pot fi înregistrate data și ora solicitării, resursa accesată, informații despre browser și date privind erorile sau evenimentele de securitate.

Pentru limitarea transmiterilor automate sau abuzive prin formularul de contact, aplicația Site-ului păstrează temporar adresa IP în memoria de lucru a serverului, pentru cel mult zece minute. În cadrul acestui mecanism, adresa IP nu este salvată în baza de date a mesajelor și nu este asociată mesajului stocat.

Această durată privește exclusiv mecanismul de limitare a transmiterilor. Prelucrarea datelor în jurnalele infrastructurii este distinctă.

4. Scopurile și temeiurile juridice

4.1. Solicitări privind servicii juridice în nume propriu

Atunci când solicitați servicii juridice în nume propriu, datele necesare analizării solicitării și efectuării demersurilor precontractuale cerute de dumneavoastră sunt prelucrate în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) RGPD.

Aceste demersuri pot include clarificarea obiectului solicitării, evaluarea posibilității de preluare a cauzei și discutarea condițiilor unei eventuale colaborări.

4.2. Alte comunicări și solicitări transmise în numele unor organizații

Pentru comunicările care nu constituie demersuri precontractuale ale persoanei vizate, inclusiv solicitările transmise de reprezentanții sau persoanele de contact ale unor persoane juridice, prelucrarea se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. f) RGPD.

Interesul legitim urmărit constă în gestionarea corespondenței profesionale, comunicarea cu persoanele interesate și evaluarea solicitărilor primite.

4.3. Verificarea conflictelor de interese

Datele necesare verificării și evitării conflictelor de interese sunt prelucrate pentru respectarea obligațiilor profesionale prevăzute de Legea nr. 51/1995 și de Statutul profesiei de avocat, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) RGPD.

Verificarea este limitată la informațiile necesare identificării persoanelor implicate, a obiectului general al solicitării și a împrejurărilor relevante pentru existența unui conflict.

4.4. Evidența corespondenței și apărarea drepturilor

Păstrarea unei evidențe proporționale a solicitărilor și prelucrările necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi se întemeiază pe art. 6 alin. (1) lit. f) RGPD.

Interesele legitime urmărite constau în asigurarea continuității comunicărilor, documentarea modului de gestionare a solicitărilor și protejarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.

4.5. Funcționarea și securitatea Site-ului

Datele tehnice sunt prelucrate pentru furnizarea Site-ului, prevenirea accesului neautorizat, limitarea mesajelor automate sau abuzive și identificarea ori remedierea incidentelor.

Temeiul juridic este art. 6 alin. (1) lit. f) RGPD, interesul legitim urmărit fiind asigurarea funcționării, integrității și securității Site-ului și a comunicațiilor.

Prelucrările întemeiate pe interes legitim sunt realizate cu luarea în considerare a necesității și proporționalității acestora, precum și a drepturilor, libertăților și așteptărilor rezonabile ale persoanelor vizate.

Datele transmise prin formular nu sunt utilizate pentru marketing, înscrierea la newslettere sau transmiterea unor oferte comerciale nesolicitate.

5. Date sensibile și informații privind alte persoane

Formularul de contact este destinat inițierii comunicării. Vă rugăm să nu transmiteți prin acesta documentația integrală a unei cauze, categorii speciale de date, precum date privind sănătatea, ori date referitoare la condamnări penale și infracțiuni.

Dacă asemenea informații sunt totuși primite, necesitatea și legalitatea prelucrării lor sunt evaluate în raport cu solicitarea concretă. Datele care nu sunt necesare sunt eliminate, dacă nu există un motiv legal pentru păstrarea lor.

Simpla transmitere voluntară a informațiilor nu este considerată, prin ea însăși, consimțământ explicit și nu justifică orice utilizare ulterioară.

Categoriile speciale de date sunt prelucrate numai în prezența unui temei aplicabil potrivit art. 6 RGPD și a unei condiții prevăzute de art. 9 RGPD. În contextul unei solicitări juridice, aceasta poate fi necesitatea constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.

Datele referitoare la condamnări penale și infracțiuni sunt prelucrate numai în condițiile art. 10 RGPD și ale dispozițiilor legale care autorizează prelucrarea.

Datele privind alte persoane pot proveni de la autorul solicitării sau din corespondența și documentele comunicate de acesta. Obligațiile de informare a acestor persoane sunt îndeplinite potrivit art. 14 RGPD, cu aplicarea excepțiilor legale relevante. În special, informarea poate să nu fie datorată în măsura în care datele trebuie să rămână confidențiale în temeiul unei obligații legale de secret profesional, în condițiile art. 14 alin. (5) lit. d) RGPD.

6. Destinatarii datelor

Datele nu sunt vândute și nu sunt divulgate în scop publicitar.

În măsura necesară gestionării solicitărilor și funcționării Site-ului, datele pot fi accesate de:

• Avocatul titular, avocații colaboratori și persoanele autorizate care participă la gestionarea solicitărilor, potrivit atribuțiilor acestora;
• furnizorii de găzduire, baze de date, comunicații electronice, mentenanță și securitate informatică;
• autorități, instituții sau alte persoane îndreptățite să le primească, în condițiile legii și cu respectarea secretului profesional.

Pentru funcționarea Site-ului și gestionarea corespondenței sunt utilizate următoarele servicii:

• Vercel — găzduirea și infrastructura Site-ului;
• Neon — baza de date în care sunt stocate solicitările;
• Resend — transmiterea notificărilor prin e-mail privind solicitările primite;
• Google Workspace — primirea, stocarea și gestionarea corespondenței electronice.

Furnizorii care prelucrează date în numele Operatorului au calitatea de persoane împuternicite și sunt supuși cerințelor art. 28 RGPD. Aceștia pot utiliza subîmputerniciți în condițiile documentelor contractuale aplicabile și ale RGPD.

Pentru anumite date tehnice generate de servicii și pentru propriile operațiuni de securitate sau de îndeplinire a obligațiilor legale, furnizorii pot acționa ca operatori independenți, în limitele descrise în documentația lor de confidențialitate.

Orice comunicare către autorități este analizată în raport cu competența solicitantului, temeiul cererii și obligațiile privind secretul profesional.

7. Localizarea datelor și transferurile internaționale

Baza de date Neon utilizată pentru stocarea solicitărilor este găzduită într-o regiune din Uniunea Europeană.

Serviciile utilizate au însă infrastructură și operațiuni internaționale. Stocarea principală a unor date în Uniunea Europeană nu exclude accesul din afara Spațiului Economic European sau prelucrarea prin subîmputerniciți situați în alte state.

Vercel indică în documentația sa facilități principale de prelucrare în Statele Unite ale Americii și utilizarea unei infrastructuri distribuite. Documentația privind prelucrarea datelor și mecanismele contractuale de transfer este disponibilă la vercel.com/legal/dpa.

Neon utilizează infrastructura aferentă regiunii proiectului și servicii auxiliare ale grupului Databricks și ale subîmputerniciților săi, care pot implica prelucrări în Statele Unite ale Americii. Condițiile aplicabile serviciului și documentele relevante privind protecția datelor sunt disponibile la neon.com/platform-terms.

Resend stochează datele clienților, inclusiv conținutul mesajelor și jurnalele de livrare, în Statele Unite ale Americii. Selectarea unei regiuni europene pentru expedierea e-mailurilor nu modifică localizarea stocării. Acordul de prelucrare al furnizorului include clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană și este disponibil la resend.com/legal/dpa.

Google Workspace utilizează infrastructură internațională, iar datele pot fi prelucrate în statele în care Google sau subîmputerniciții săi dețin infrastructură, inclusiv în Statele Unite ale Americii. Utilizarea serviciului nu presupune, prin ea însăși, stocarea exclusivă în Uniunea Europeană. Acordul Google privind protecția datelor reglementează transferurile și include clauze contractuale standard pentru transferurile care necesită asemenea garanții. Documentația este disponibilă la Google — Cloud Data Processing Addendum.

Transferurile internaționale sunt supuse condițiilor capitolului V RGPD. Publicarea documentației unui furnizor nu înlocuiește verificarea aplicabilității mecanismului de transfer la serviciul și raportul contractual concret.

Puteți solicita la office@scpmanciu.ro informații suplimentare privind transferurile și o copie a garanțiilor aplicabile. Documentele pot fi furnizate cu protejarea informațiilor confidențiale și a datelor altor persoane, fără a lipsi de conținut informațiile privind garanțiile relevante.

8. Durata păstrării datelor

Datele sunt păstrate numai pentru perioada necesară scopurilor pentru care au fost colectate, ținând seama de natura solicitării, obligațiile legale și profesionale și necesitatea protejării unor drepturi.

8.1. Solicitări și corespondență

Solicitările care nu conduc la o colaborare sunt păstrate pe durata soluționării și, ulterior, cel mult trei ani de la închiderea acestora, atunci când păstrarea este necesară pentru documentarea comunicărilor sau apărarea unor drepturi.

Necesitatea păstrării este reevaluată, iar datele care nu mai sunt necesare pot fi eliminate mai devreme. Termenul nu se prelungește automat prin primirea unor mesaje ulterioare fără legătură cu solicitarea inițială.

Mesajele nesolicitate, abuzive sau vădit lipsite de legătură cu activitatea profesională sunt eliminate după identificarea și verificarea caracterului lor, exceptând informațiile necesare documentării unui incident sau apărării unui drept.

8.2. Verificarea conflictelor de interese

Dacă este necesară păstrarea unor informații după închiderea solicitării, sunt conservate numai datele minimale de identificare și informațiile indispensabile verificării conflictelor de interese.

Durata este determinată de persistența obligațiilor profesionale relevante, a riscului de conflict și a necesității protejării informațiilor confidențiale. Această evidență nu presupune păstrarea integrală a corespondenței inițiale.

8.3. Date tehnice și sisteme de recuperare

Se aplică următoarele durate specifice serviciilor utilizate:

• Limitarea transmiterilor prin formular: adresa IP este păstrată cel mult zece minute în memoria de lucru a aplicației.
• Jurnalele de execuție Vercel: perioada de retenție aferentă configurației actuale este de o oră. Aceasta nu reprezintă un termen general de ștergere a tuturor datelor tehnice ale furnizorului.
• Istoricul de restaurare Neon: fereastra disponibilă este de până la șase ore, în limita volumului prevăzut de serviciu. Această fereastră privește istoricul pentru restaurare și nu echivalează cu un termen general de eliminare a tuturor copiilor.
• Resend: e-mailurile și jurnalele sunt păstrate timp de 30 de zile, iar copiile de siguranță au o perioadă de păstrare de șapte zile.
• Google Workspace: corespondența este păstrată potrivit termenelor stabilite pentru solicitările respective. După ștergerea definitivă și încetarea posibilității de recuperare de către utilizator, eliminarea din sistemele Google urmează procesul contractual al furnizorului, cu un termen maxim de 180 de zile, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.

Duratele tehnice nu justifică prelungirea utilizării datelor în scopurile curente. Datele eliminate din evidențele active nu sunt utilizate pentru gestionarea solicitărilor, chiar dacă eliminarea din sistemele de recuperare necesită un interval suplimentar.

8.4. Servicii juridice și obligații de conservare

Dacă solicitarea conduce la acordarea unor servicii juridice, datele relevante sunt prelucrate și păstrate potrivit obligațiilor și scopurilor specifice raportului de asistență juridică, cu informarea corespunzătoare a persoanelor vizate.

În cazul unui litigiu, al unei investigații sau al unei obligații legale de conservare, datele relevante pot fi păstrate până la încetarea necesității respective și expirarea termenelor legale aferente.

La încetarea necesității păstrării, datele sunt șterse sau anonimizate în mod efectiv.

9. Securitatea datelor și secretul profesional

Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate naturii datelor și riscurilor prelucrării, inclusiv criptarea comunicației cu Site-ul, controlul accesului la solicitări și măsuri împotriva accesului neautorizat și a utilizărilor abuzive.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor și care sunt supuse obligațiilor de confidențialitate aplicabile.

Informațiile comunicate în legătură cu exercitarea profesiei beneficiază de protecția secretului profesional, în condițiile Legii nr. 51/1995 și ale Statutului profesiei de avocat. Această protecție poate fi incidentă și în absența încheierii unui contract de asistență juridică, în funcție de natura informațiilor și de împrejurările comunicării.

Pentru transmiterea documentelor sau informațiilor sensibile, vă rugăm să solicitați în prealabil stabilirea unui canal adecvat de comunicare.

10. Cookie-uri și resurse externe

Site-ul nu utilizează pentru vizitatori cookie-uri de analiză sau publicitate, instrumente de măsurare a traficului ori module de rețele sociale destinate urmăririi utilizatorilor.

Fonturile, hărțile și celelalte elemente de conținut nu sunt încorporate prin servicii externe distincte care să determine transmiterea datelor vizitatorului către furnizorii unor asemenea resurse.

Aceste precizări nu exclud prelucrarea datelor tehnice necesare furnizării Site-ului prin infrastructura furnizorilor menționați în prezenta politică.

În zona de administrare este utilizat un cookie de autentificare destinat persoanelor autorizate. Acesta este necesar accesului și funcționării zonei respective și nu este utilizat pentru urmărirea vizitatorilor.

Dacă vor fi introduse tehnologii pentru care legea impune consimțământul, acestea vor fi utilizate numai după informarea corespunzătoare și obținerea consimțământului necesar.

11. Profilarea și deciziile automatizate

Datele prelucrate în scopurile descrise în prezenta politică nu sunt utilizate de Operator pentru crearea de profiluri.

Operatorul nu adoptă decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră sau să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, în sensul art. 22 RGPD.

Mecanismele tehnice de limitare a solicitărilor abuzive sunt utilizate pentru protejarea Site-ului și nu reprezintă o evaluare juridică a solicitării dumneavoastră.

12. Drepturile dumneavoastră

În condițiile și în limitele prevăzute de RGPD, beneficiați de:

• Dreptul de acces: să obțineți confirmarea prelucrării, informații privind aceasta și o copie a datelor;
• Dreptul la rectificare: să solicitați corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• Dreptul la ștergere: să solicitați eliminarea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• Dreptul la restricționarea prelucrării: să solicitați limitarea utilizării datelor în situațiile prevăzute de lege;
• Dreptul la portabilitate: pentru datele furnizate de dumneavoastră și prelucrate automat în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) RGPD, să le primiți într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și, atunci când este fezabil tehnic, să solicitați transmiterea lor directă către alt operator.

Dreptul la opoziție

Vă puteți opune oricând, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării datelor întemeiate pe interes legitim.

Pentru exercitarea acestui drept, puteți transmite o solicitare la office@scpmanciu.ro.

În urma opoziției, prelucrarea va înceta, cu excepția cazului în care Operatorul demonstrează existența unor motive legitime și imperioase care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau necesitatea prelucrării pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

Limitele exercitării drepturilor

Drepturile nu au caracter absolut. Soluționarea cererilor trebuie să respecte obligațiile legale de păstrare, secretul profesional și drepturile și libertățile altor persoane.

Eventualele limitări sunt aplicate numai în condițiile legii și sunt explicate în răspuns, în măsura permisă de aceasta.

13. Exercitarea drepturilor

Cererile pot fi transmise la office@scpmanciu.ro sau prin corespondență la adresa: București, Str. Dr. Iacob Felix nr. 59, etaj 2, sector 1, cod poștal 011033.

Răspunsul este comunicat fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii. Dacă este necesar, ținând seama de complexitatea și numărul cererilor, termenul poate fi prelungit cu două luni. Veți fi informat despre prelungire și motivele acesteia în termen de o lună de la primirea cererii.

Dacă există îndoieli întemeiate privind identitatea solicitantului, pot fi cerute informații suplimentare strict necesare confirmării identității. Nu este solicitată în mod automat o copie a actului de identitate.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. Pentru cererile vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul lor repetitiv, poate fi percepută o taxă rezonabilă sau poate fi refuzată soluționarea, în condițiile RGPD.

Dacă nu se dă curs cererii, veți fi informat, în termenul legal, asupra motivelor și a posibilității de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere și de a vă adresa instanțelor.

14. Plângeri și căi de atac

Pentru orice nelămurire privind prelucrarea datelor, puteți contacta direct Operatorul. Acest demers este opțional și nu condiționează sesizarea autorităților sau a instanțelor.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în București, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, cod poștal 010336, site: www.dataprotection.ro.

În condițiile RGPD, vă puteți adresa și autorității de supraveghere din statul membru în care aveți reședința obișnuită, locul de muncă sau în care considerați că a avut loc presupusa încălcare.

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

15. Actualizarea politicii

Prezenta politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări legislative, schimbări ale operațiunilor de prelucrare sau ale configurației Site-ului.

Versiunea actualizată este publicată pe această pagină, cu indicarea datei ultimei actualizări. Modificările care necesită o informare distinctă sunt comunicate prin mijloace adecvate.

Dacă se intenționează utilizarea datelor într-un alt scop decât cel pentru care au fost colectate, informațiile necesare sunt furnizate înaintea prelucrării ulterioare, în condițiile RGPD.

Publicarea unei versiuni actualizate nu înlocuiește obținerea consimțământului atunci când acesta este necesar potrivit legii.